年末大整理的时候又到了,清理下数字空间吧

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数字世界的整理从清理推送通知开始

手机应用频繁弹出的通知除了让人心烦意乱,还会真实的影响工作效率。有大量的研究告诉你,人们在工作中被干扰后再恢复需要相当长的时间。加州大学欧文分校教授 Gloria Mark 带领的一项研究显示,这种恢复平均耗时 23 分 15 秒。

她提到签收快递这种较短时间内发生的干扰实际上不会耗费多少精力。但如果分心做一件与手头工作完全无关的事情,人们就需要调动自己的认知、注意力转向新的事务上。恢复到前一份工作的时候,人们就需要花费不少时间接上停下来的思路。

刨除邻居装修这种不受控的外界影响外,即便是在工作场景中,足够影响人精力分配的干扰事项实际上相当多:手机推送、骚扰电话、网页上自动播放的视频……你可能无意识中就被分散了注意力。

关掉大部分应用推送

关掉大部分应用的消息推送。这包括出现在手机屏幕顶部或者屏幕上的通知、应用图标上的数字标记等。大部分推送通知很可能都对你没什么用,包括微信群的通知。

需要留下来的应用,想清楚要通知到什么程度,是不是一定需要有声音?是不是一定需要在屏幕顶部出现?一个简单的办法可以判断优先级:

  1. 得即时看到,即时回复。比如你的工作交流就发生在微信里,并且必须尽快回复,那就全开吧。
  2. 迟早要回复,但不用特别即时。保留手机锁屏界面上的通知,保留红点,关掉声音、关掉顶部弹出的通知。
  3. 通知推送的信息需要及时查看,但不用回复。只在手机锁屏界面上保留。
  4. 其它的。就都关了吧。

iPhone 用户升级到 iOS 12,新系统会提醒你隐藏过度频繁推送的应用。你可以选择直接关闭,或者“隐式推送”,后者将避免推送消息在锁屏上显示,也不会通过声音、应用图标标记提醒你,隐式推送设置下的推送只显示在通知中心。

去掉不必要的短信通知

在骚扰电话、垃圾短信方面,iPhone 用户可以使用 MessageFilter(6 元)这样的短信屏蔽软件过滤。

用户可以设置黑名单和白名单的关键词,例如屏蔽含有“双十一”、“双十二”、“优惠券”等词语的短信。这比 iPhone 自带的短信屏蔽系统更有效,后者根据发送号码进行屏蔽。

相对 iPhone 而言,骚扰电话、垃圾短信方面,多数国内 Android 厂商做的比较好。国内的 Android 厂商对发送号码、黑名单关键词都设置了过滤,默认开启 Android 手机厂商自己的过滤规则,用户也可以自己编辑关键词黑名单。

如果你用智能手表,只推送需要的信息

不管 Apple Watch、佳明还是更少人用的 Android 手表,这些智能手表都可以把手机的推送转到手表上。

但筛选哪些信息需要推送是个必要的流程。手表戴在手腕上,每次震动带来的是更多的打扰。如果不是绝对必要的推送信息,就不要推送了。

需要绝对专注的时候,手机打开勿扰模式,放一边

需要专注的时候,最好的方法是将手机开启勿扰模式扔在一边。这在《好奇心日报》的同事间也是评价最好的方式之一。

避免错过了重要的电话,例如家人的紧急联系,iPhone 用户可以将重要联系人的来电铃声设置为“紧急来电例外规则”。

Android 手机基本也是类似。例如 OPPO 手机是允许收藏的联系人来电绕开勿扰模式。

禁用自动播放与网页通知

通常,短视频应用、Facebook 上的视频都是打开就开始播放视频,这等于是强行让用户努力完成尚未看完的视频。

背后是有一种名为蔡氏效应(Zeigarnik effect)的心理机制在运作:相较于已经完成的工作,人们比较容易记得未完成或被打断的工作。

一开始就关闭自动播放,这是第一步。抖音、微博、YouTube 等视频产品都可以设置关闭自动播放。

微博、YouTube、Facebook 也是在设置内关闭“视频自动播放”。

Netflix 可以通过“账户”-“播放设置”,取消选中“自动播放下一集”

如果是浏览器里的网页自动播放视频,浏览器的设置中可以关闭,具体关闭方式如下。

如果是 Safari 浏览器,它的设置路径如下:偏好设置-网站-自动播放。Windows 10 中的 Edge 浏览器在“高级设置”中可以关闭自动播放。

Chrome 浏览器还需要一些技巧。你可以将 chrome://flags/#autoplay-policy 这段文字贴进搜索框后,将视频自动播放的设置成 Document user activation is required。后续再有视频自动播放需要用户授权允许。

Chrome 浏览器也可以在设置里将网页声音静音。关闭方法是“设置”-“隐私设置和安全性”-“内容设置”-“声音”,你可以选择禁止所有网站发出声音。

网页推送通知是一个国内网站较少使用,但国外新闻网站使用较多的功能。它可以做到用户关闭该网站后,仍能推送消息。

Chrome、Safari 浏览器都可以关闭这种网页通知推送。Chrome 浏览器在“设置”-“隐私设置和安全性”-“内容设置”-“通知”中可以关闭。

Safari 浏览器上的网页通知的关闭路径是:偏好设置-网页-通知。用户可以允许网站发送权限请求,你也可以允许全部网站的这类请求。

如果你使用的是 Windows 10 系统内的 Edge 浏览器,可以通过这个路径取消网页的通知权限:设置-高级设置-通知。

关掉苹果 App Store 的评价请求

这可能是大多数人都有过的经历:在使用手机应用途中,突然跳出来邀请你写评价、使用内测版的提醒。

这种非常打扰用户使用的提醒,影响用户在阅读文章时的体验。

该功能是苹果面向开发者提供的功能之一,其实也可以关闭。iPhone 用户在“设置”-“iTunes Store 与 App Store”-“App 内评分及评论”中,选择关闭。

有一堆好用而免费的工具可以帮助清理硬盘和桌面

电脑是生产力工具,久而久之会积累大量琐碎工作和个人文件,包括过去一年里赶过的方案 PPT,用过的音乐、图片素材,下载的电影等。

你可以也是这样的人,文件大多会凌乱堆放在桌面,方便随时打开。不知不觉间电脑硬盘就被塞满,系统频频提示你要优化储存空间。

很多时候我们把整理作为一个间歇性习惯,会经常偷懒或间隔很久才会整理。无论上一次分类整理得多干净,下一次还会积累大量琐碎文件,很容易让我们放弃整理。

最理想的是每天都整理,但这和做到每天写日记一样难。有些方法和应用可以节省时间,提高效率。

首先是清除。Mac 端的清理应用普遍都很贵,但其中也有功能够用的免费磁盘分析工具。

GrandPerspective 是一款开源磁盘分析软件,支持图形显示硬盘中文件大小。方块构成的容量图很直观反映文件所占大小。找到冗余文件,点击 Reveal 按钮就可以在 Finder 中定位文件,随后可以删除。

点击更细的颗粒可以放大,显示子文件夹内的文件信息

同样功能的免费应用还有 OmniDiskSweeper 。扫描文件后会以列表形式展示磁盘空间。

MacOS 虽然将应用图标扔进垃圾箱里就可以卸载,但一部分个人数据等会保留。如果想彻底删除,AppCleaner 可以找到 App 关联的所有文件,它就是一个卸载器。只需将应用程序拖放到 AppCleaner 窗口,它会自动将找到相关文件,之后就可以删除它们。

但如果要清理重复文件,例如相似图片,或者只是换了一个名字的重复文件, 更推荐 Macbooster 7,主要是直接在左侧工具箱里就有重复文件查找和相似照片清理。有时候对天空等内容识别率没有那么准确,但整体上还是可以帮助清理。

Mac 系统在“关于本机 – 储存空间”里也提供了文件管理功能, 在“打开避免杂乱“页面,系统会识别并筛选出大型文件以及启动频率较低的文件帮助清理。

PC 端,硬盘容量管理软件比较推荐 SpaceSniffer,所有文件夹是以矩形方块的形式显示出来,比较直观地能看出各个文件夹的大小,还支持自定义条件筛选,例如只显示大于 100M 文件。SpaceSniffer 有中文。

SpaceSniffer 中每一个方块都会标出文件大小,图片来源:azofreeware

同样是找相似文件,Duplicate Cleaner 可以指定比较详细的目录, 同时还可以在 Zip 等压缩文件中搜索。

在删除、清理完电脑文件后,需要对剩下重要的文件分类。分类有很多中方法,简单点例如按个人文件、工作、电影、照片来区分,但这样覆盖的范围会有重复。

芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到过 MECE 分类原则,简单来说就是要做到不重叠、不遗漏的分类。例如“个人文件“和”电影“就会产生重复,改成“个人非娱乐文件 + 电影”可以更清晰地分类。

子文件夹最好不要超过 3 层,多了本身就会增加混乱。归类好之后是否对文件重命名我觉得主要看个人习惯。 简洁明确的文件命名可以提高检索的效率,但也增加了操作次数。

可以检索文件的应用里,PC 端的 Everything 已经被我们推荐过很多次。电脑本地文件搜索的 Listary 也值得一试,连按两次 Ctrl 调出搜索框的功能要比 Everything 更加方便。

另一个整理电脑文件的方法是,建立一个中转文件夹。将所有的应用中下载内容,外部拷贝的文件,不确定分类的文件都放入其中,然后每天只在这里对文件进行归档整理。

同一个文件夹内整理的好处是可以利用文件大小、类型、创建时间等信息来排序。浏览器、下载软件、社交软件传输目录都可以设置在这里,方便汇总整理。也避免了将所有文件堆放在桌面上。

如果桌面上已经有大量文件,Mac 系统在 10.14 中已经提供了叠放功能,可以设定按时间、大小、类型进行叠放,帮助之后的整理。

PC 上可以试试 Fences ,软件没有多余的功能,只用于桌面整理,更准确说是分档。首次使用会默认将桌面文件分为“应用程序“,”文件夹“,”文件“,和叠放类似。之后可以在分类框的左上角可以自定义规则来更细致地整理。

Fences 还提供了桌面分页功能,鼠标在桌面的最右侧往左滑动,或是使用键盘快捷键都可以切换整个图标屏幕。但 Fences 和一些壁纸应用存在冲突,相似的软件还可以尝试 Nimi places。

整理电脑,其实更像是整理心情。每天打开电脑看到好看的壁纸,心情肯定好过看到一堆杂乱的文件。但这更需要一定的习惯养成。

臃肿的微信也可以变得更有条理一些

超过 10 亿人日活的微信日益成为我们维系社交关系的必需品,通讯录里动辄有几百个好友。人类学家罗宾·邓巴提出人与人的关系认知存在上限,稳定的社会关系大约在 150 人左右。

过多的人际会让微信臃肿:不再有人发言的聊天群;朋友圈里突然出现的陌生名字;添加不下的表情包;还有永远热衷收藏却从不再看的微信文章。

趁着春节假期,在新的一年里把自己的数字生活好好整理一下,先从每天都用的微信开始吧。

通讯录可以设置分组和标签

通讯录好友一多几乎很难全部记住,时常整理通讯录可以避免出现“不知道是谁“的尴尬。

整理通讯录的理由更多能帮助梳理陌生的微信好友。因朋友或者同事关系添加的好友,哪怕没有备注也很难忘记,真正要标记的是曾短暂有交集,但很快不会联系的陌生好友。

最先要做的事是利用微信的标签对人群分类。

在通讯录—标签页面里可以新建标签,建议不要建立超过 10 个以上的标签,标签多了反而是一种干扰。设置标签要尽可能直接,例如“合作伙伴”、“XX小区(曾经租住过的小区里认识的快递员,超市老板们)”、“采访对象”等。最好还要设置一个“其他“标签,适合来不及分类时丢进去稍后处理。

在新建标签页面中点击添加成员,选择从群里导入,可以将某个聊天群里所有的好友一次性加入到该标签下。

基于这个技巧,还可以主动新建聊天群,将需要放在某个标签下的好友添加进来。只有不说话,在群里的好友就不会收到这个群的信息,随后按群加入标签,再解散聊天群,这样操作整理效率更高。

通过聊天记录、好友申请记录,可以帮助回忆添加好友时发生的事情,确定好友身份。而如果什么信息都没有,点击好友个人页面中的更多信息,还可以查看好友来源和共同群聊,大致可以确认和好友的关系。

在对某个好友进行备注时,我的习惯是不仅仅点击标签分类,还可以在备注名最后加上一些好记的符号,这样在朋友圈里,可以直接看到名字后的备注,而不用点头像进去看标签。

当然,无论事后怎么整理,最重要也最应该养成的习惯是在添加好友的时候多点下标签分类。

聊天记录有专门的导出工具

好奇心日报曾在去年做过一次调查“你有哪些个人数据,现在已经放弃整理了?”其中排名第二的答案就是:聊天记录,“手机越买越大,聊天记录可以直接全部搬迁。”

虽然手机容量变大的确让手机内存使用不再捉襟见肘,但随着照片和视频的内容变多,画质提高,手机聊天记录也很容易增长到接近 10G,将微信聊天记录转移到新手机的时间也会增加很久。

如果聊天记录众多,可以直接去微信:“我—设置—通用—储存空间”中点击管理微信聊天数据。微信在这里提供了清理聊天记录的功能,以聊天记录所占内存大小来排列,可以多选批量删除。

也可以在下方选择按图片、视频、文件这三种不同类别,以大小和时间方式来排序整理。

如果聊天记录较少,可以在微信主界面,先从最底部的聊天记录来整理,基本都是沉默很久没有联系的好友以及不再活跃的微信群。

一些值得纪念的特殊聊天内容,留着不会常看,但需要单独保存,数量少的话可以长按某条聊天记录进入多选页面,然后点击右下角的 “…” 以邮件的形式发出。

数量较多的话,我们推荐微信聊天记录导出工具 Weback,这个 MacOS 上的软件能通过分析微信备份数据来导出 HTML 格式的聊天记录,语音、照片、视频都可以播放和浏览,售价 89 元。

在 Android 端也有一些第三方助手可以整理微信图片和文件,但出现过百度助手清理微信缓存,连聊天图片一起删除的事件。豌豆荚曾推出过微信助手,但在更新了几个小版本号后不再更新,应用也从豌豆荚商店中下架。

聊天记录也可以直接在电脑端进行备份,将微信 PC、Mac 版本升级到最新版本,在文件选项中已经内置了备份和恢复聊天记录功能,记得将备份文件上传云端,这样可以避免文件丢失等问题。

收藏内容堆积不看不如删除

“先收藏,等有时间再看“,往往立完这个 flag 之后就不再有下文了。

收藏文章并不意味着你能收获那么多信息,不加以反复利用,便失去了收藏的意义。

试着认真删除收藏里那些放进来就再也没有点开过的链接。进一步去想,你还可以研究下,常看的公众号到底哪里吸引了你,学到了东西还是得到了放松?收藏的文章、图片、文件是为了什么目的。是为工作还是假借收藏来拖延。

添加标签是一个简单的分类办法,在微信收藏里,最简单添加标签的方法是右划收藏的内容,就会出现标签和删除的选项。分标签归类之后,也可以帮助整理和归纳。

整理微信收藏还可以关注印象笔记公众号,将微信文章导入到印象笔记中, 微信保存过来的文章都会统一存在一个叫“微信”的笔记本中,可以进一步分类。

整理微信最终还是需要一段专门的时间。静下心来、一次性整理好会比分批整理更高效。


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