修改 Gmail 默认「延后提醒」的时间

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在 2018 年推出的新版 Gmail 中,有一个「延后提醒功能〔 Snooze Times 〕」,不知道你是否利用过?。这个「延后提醒」可不是偷懒功能,而是一个很有用的任务计划功能:

  1. 把次要琐事的邮件先隐藏,集中到下班前再一起出现并处理。
  2. 当下已经有更重要的事情要忙碌,先把干扰的次要邮件,延后到明天或几天后的上班时间处理。
  3. 把某个时间点才需要处理的邮件,延后到那个时间点提醒。

「延后提醒」不只是设置一个延后时间,而是可以让邮件先从收件匣「消失」,但等到处理时间一到,反而会「重新出现」在收件匣的「最上方」。

于是,同时满足了「排除干扰」、「不忘记处理」两个需求。但这个功能有个小问题,当你在 Gmail 中按下[延后提醒]时,会出现一些默认的延后时间选项,例如:

  • 下午六点时。〔意思是下班后再处理〕
  • 明天早上八点时。〔意思是明天上班再处理〕
  • 下礼拜一早上八点时。〔意思是下个工作周再处理〕
  • 周六早上八点时。〔意思是周末私人时间再处理〕

如果你需要的提醒时间不在其中,也可以「手动设置」一个时间,只是操作就变得比较麻烦。我的上班时间其实是早上九点多,下班时间是五点多,我希望把「默认的延后时间」改成配合我真正工作的时间,要怎么做呢?

目前 Gmail 网页中,似乎找不到可以调整「默认延后时间」的选项。但这时候可以利用另外一个 Google 工具:「 Google Keep 」来设置这个默认的延后时间,这两个服务中的默认延后时间是通用的。开启 Google Keep 网页,打开右上方的[齿轮设置]按钮,在设置中可以看到「提醒默认」的选项,调整这边的时间即可!

我自己会这样定义三个时段,提供大家参考:

  • 上午:设置我上班后要开始处理邮件的时间。
  • 下午:设置我下班前打算处理邮件的时间。
  • 傍晚:设置下班后我打算处理私人邮件的时间。

我的建议是,默认时间不是以自己的上下班时间为准,而是以自己「真正打算处理邮件」的时间为准。例如我上班是九点,但是我想先专心做今日要事,所以我希望每天第一个提醒邮件的时间是上午十一点后。如果早上看到一些次要邮件,则都延后到下午 5:30 下班前处理。若是有私人邮件、家务邮件,则提醒我晚上 8 点回到家后要处理。

当然,你可以根据自己的需要自定。 通过 Google Keep 来改变默认的延后时间,这样 Gmail 上看到的延后提醒时间,也会跟着改变了!

如果你觉得 Gmail 默认的「延后提醒」时间,和你的工作节奏不相符,或是你想改变自己的工作节奏,都可以好好调整一下默认时间,更方便延后提醒。


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